Японистика в България :: Японският подход за управление на работната среда

Постинг

Обратно към блога | Предишен постинг | Следващ постинг

03.03.2010 21:57 - Японският подход за управление на работната среда

Автор: bgjapanology Категория: Технологии

Прочетен: 8050 Коментари: 0 Гласове:

Камелия Руменова Йорданова

специалност Японистика

факултетен № 80190

Японският подход за управление на работната среда

…или за усета за хармония и красота

на работното място

和

v Управление на работната среда

Съвременна Япония е високо развита държава с огромен промишлен и научно-технически потенциал като най - голямото богатство на японската нация и ключ към нейните успехи винаги са били човешките й ресурси – добре образовани и усърдно работещи хора, чиято склонност към пълно себеотдаване и стремеж към самоусъвършенстване в името на фирмата, за която работят, са извън всякаква конкуренция. Безспорен факт е, че една от основните причини за ефективността и конкурентноспособността на японската икономика са специфичните методи на организация и използване на трудовите ресурси и мобилизацията на човешкия фактор. Тайната на успехите на японските компании е в отношението към хората, които работят в тях и създаването на благоприятна работна среда, при която служителите да могат да приложат и разгърнат пълноценно своите способности. Под понятието “работна среда” следва да се разбира цялостното работно пространство на организацията, т.е. микро – и макросредата, в рамките, на които протича трудовият процес. Имайки предвид, че по – голямата част от ежедневния живот на служителите преминава във фирмата, където те се реализират професионално, японският подход за фирмено управление акцентира не просто върху добрите условия на работната среда, но и върху възможността за създаване на организация, при която сътрудниците сами да я усъвършенстват. Хората са склонни към по – ефективно сътрудничество, когато се допитват на тяхната гледна точка и се взимат предвид някои от идеите им, без да бъдат поучавани за всичко. За да се постигне хармония в дейността на компанията, необходимо е да се осигури стабилен поток на информация във всички посоки. От първостепенна важност са връзките и сведенията, които идват отдолу нагоре, т.е. потокът от идеи и предложения от редовите служители по целия път до президента на компанията.

Под понятието “управление на работната среда” следва да се разбира начините на планиране, организиране и координиране, както и контрол и оценка, т.е. формиране на организационна система от подходи, механизми и мероприятия, чрез които се създава мотивационен климат за извършвано със силите на самите сътрудници непрекъснато усъвършенстване на работната среда, където се осъществява професионалната им реализация.

В това определение са включени два основни момента. Първият е наличието на активистки тип управленско мислене и действие, предполагащи не просто поддръжка на определено равнище на чистота и ред по отношение на текущото състояние на работната обстановка, но и ориентирани към постоянно подобрение на отделните елементи и на общото състояние на работното място. Втората съществена особеност е изискването в дейността да се включват по един творчески начин всички сътрудници на организацията като начин не само за постигане на висококачествена работна среда, но и като допълнителен механизъм за интеграцията между хората и фирмата.

Много от по – големите японски фирми постоянно организират технически образователни програми, които са съгласувани с нуждите на различните отдели. Тяхната цел е да предадат на младите специалисти знанията на по – старшите и да ги запознаят с новите технически достижения, но най – вече да ги подтикнат към новаторска дейност. При тези програми се избират инструктори главно от служителите на фирмата, отново с цел да бъде поощрена творческата инициатива и да се повиши ентусиазмът на работниците за поемане на предизвикателни задачи. Японското управление полага усилия за развитие на компетентни групи от специалисти, които обикновено се състоят от новопостъпили работници, носители на различно мислене и качествено нови идеи като се включва и малък брой по-възрастни служители, които осигуряват ръководството на групата.

v Система за тотално управление на работната среда (СТУРС)

“Система за тотално управление на работната среда” (СТУРС) е модел, които възниква като завършена система в рамките на “Японския подход за фирмено управление”. При него се срещаме с напълно различна философия и виждане относно хармонията и красотата на работното място. Дейността по хармонизация на работната среда се разбира в най – широк смисъл. Тя не е просто “почистване” или осъществяване на квалифицирано усъвършенстване от специалист извън кръга на непосредственото работно звено. Стремежът е към установяване на истинска и пълна хармония между човека и елементите на заобикалящата го среда. Работата не се свежда до изпълнението на няколко действително рутинни задачи, лишени от съдържателност и творчество или просто висококвалифицирана дейност от външни сътрудници. Усилията са в пряка връзка с целите на организацията, произхождат от тях и се смята, че в значителна степен допринасят за постигането им чрез следните няколко елемента на действие:

я създаването на организационен благоприятен климат посредством реда и идеална чистота на работното място;

я повишаването на безопасността на работната среда;

я възможност за творческо усъвършенстване на реда и хармонията на работната среда;

я повишаване на трудовия морал посредством увеличаване правата и отговорността на редовите сътрудници на работното място;

я подобряване на междучовешките взаимоотношения чрез въвличане в общите усилия за подобряване на работната среда;

Това е една качествено нова култура на управление, чиято основна линия са усилията за постоянно подобряване на работната среда и развитие на условията на работа за служителите на фирмите и тяхното благоденствие. От тук отношението на японеца към труда и организацията, към която се причислява, е обект на много и пространни изследвания. Интерес представляват оценките и сравненията на десет американски учени за качествата японските и американските работници. По тяхно мнение средният японски работник в сравнение с американския има следните предимства:

І Проявява повече грижи за качеството на детайлите.

І Проявява по голямо трудолюбие и готовност за извънредна работа.

І Отнася се по честно към работата, тъй като се счита за неразделна част от компанията.

І Има по добра общообразователна подготовка.

І По – перспективен е за работа, не обича да закъснява и да отсъства.

І В по-голяма степен е склонен към коопериране.

{ Фирмата за строителна механизация “Комацу” влага множество усилия в създаването на приятна, безопасна и здравословна работна среда така, че всеки един от служителите, работещи в организацията да може да изпълнява своите задължения и възложени задачи с ентусиазъм, вдъхновение и душевно спокойствие.

При вземането на крайно решение, относно наемането на човешки ресурси за определени вакантни длъжности в различните клонове по света, основната политика на фирмата включва следните пет принципа:

1. Компанията не взима предвид възраст или пол.

2. Компанията не взима предвид националност или произход.

3. Компанията не взима предвид религиозна принадлежност.

4. Компанията не взима предвид наличието на физически недъзи, които не са свързани с изпълнението на поставените задачи.

5. Компанията взема под сериозно внимание натрупан опит в други организации.

Идеята на фирмата Комацу е да прояви максимално разбиране и толерантност към различните хора и евентуални служители на компанията, вземайки предвид уникалността на тяхната култура, история и индивидуалност. В създаването на оптимална работна среда Комацу залага на справедливото и честно отношение към служителите на фирмата. Като за създаването на благонадеждна и приятна работна среда и подсигуряване на доверието в оценката на служителите, заемащи ръководна функция, фирмата провежда множество опреснителни курсове за всички управители на отдели относно оценяването и критиката на подчинените им. Компанията е създала и отдел за консултации, където служителите могат да изразяват своите притеснения и оплаквания. За допълнително повишаване на разнообразието и благосъстоянието на работното място Комацу постоянно подобрява работните условия като така подпомага поемането на по – големи предизвикателства, постигането на новаторски достижения и развиването на творческите способности на работещите в организацията.

v Технология за постигане на тотално управление на работната среда посредством разгръщане на движението “5 П”

Понятието “5 П” възниква и се развива като цялостно движение в рамките на корпорация Тойота. То представлява масова доброволна дейност на равнище изпълнителни сътрудници. Целта му е постигане на високо качество на трудовия живот, чрез редица усъвършенствания на работната среда като изключително важен момент е инициативата от страна на ръководството. Същността на движението се разбира при разглеждането на отделните “5 П” стъпки, които са следните:

1. “Подбери” – 整理 (яп. seiri ) – означава да се прегледат всички материали и работни инструменти, да се отделят най – необходимите, а ненужните да се складират или отстранят от работното място;

2. “Подреди” – 整頓 (яп. seiton) – фокусира върху продуктивността като целта е инструментите и оборудването да са подредени по такъв начин, че да улесняват потока на работа, увеличавайки така производителността; всяко нещо трябва да си има определено място и да бъде връщано там след употреба;

3. “Почисти” –清掃 (яп. seisō) – съсредоточава вниманието върху системното почистване на работното място и нуждата то да бъде поддържано, както чисто, така и подредено; по този начин по – лесно се разбира кое къде се намира и се увеличава сигурността, че всичко е на мястото си, както трябва да бъде; основната идея е, че поддържането на чистотата трябва да бъде част от ежедневния живот на служителите на фирмата, а не дейност, инициирана от ръководството при извънредни случаи;

– Има няколко важни стъпки в процеса на “почистване”:

1) Увеличаване на светлината на работното място.

2) Разделяне района на работа на отделни зони на действие.

3) Ясно определяне на задълженията по почистването им.

4) Отстраняване, на каквито и да било течове и повреди от машинното оборудване.

5) Осигуряване на предпазни средства за работниците по време на почистването (ръкавици, маски и др.)

6) Почистване на машините, подовете, стените и таваните.

7) Боядисване на машините, подовете, стените и таваните.

8) Установяване източника на замърсяване.

9) Опит да се премахне нуждата от надзор върху извършващите дейността по почистването на машините и инструментите за работа.

10)Прилагането на превантивни мерки по поддръжката на машинното оборудване и инструменти по време на почистването.

4. “Пази” – 清潔 (яп. seiketsu) – изпълняват се стандартизирани работни практики и опериране по последователен и унифициран модел като всеки един от служителите знае точно какви са задълженията и отговорностите му за запазването на горните “3 П”;

5. “Поддържай” –躾 (яп. shitsuke) – поддържане на дисциплината – веднъж установени предните “4 П”, те се превръщат в новия начин на управление; запазването на фокуса върху този нов метод на работа и недопускането на постепенен упадък, влошаване и връщане към старата система на действие и отношение към работното място е от първостепенно значение;

– Стратегията на червената лепенка

Стратегията на червената лепенка е евтин и лесен механизъм за иницииране на движението "5П". Тази стратегия се осъществява от ръководителя на групата, който взема червено тиксо и минава по работните места. В случай, че забележи някакви нередности като ненужни неща например, той лепи върху тях парченце от тиксото. Съответно тези късчета червена лепенка служат в качеството на указания за служителите, развиващи движението "5П" да приведат всичко в ред. Стратегията на червената лепенка представлява гъвкав механизъм, добре отчитащ особеностите на човешката психология. В случая непосредственият ръководител не прави забележки и не влиза в конфликт с работниците поради допускането на отклонения на работното място. По този начин и нещата се привеждат в ред, но и се запазва ведра психологическа атмосфера, което е от изключително значение за съхраняване хармонията сред хората.

– Приложение на практика: Методът “5 П” в действие в леярна за алуминий – по – добър контрол, по – малко злополуки

– Проблемът: В голяма леярна за алуминий е установен значителен риск за работниците от често подхлъзване и препъване. Основните причини са лошото почистване и поддържане на сградата, както и неправилно експлоатираните машинни съоръжения, от които изтича масло върху подовете. Осъзнавайки сериозността на проблема, компанията решава да приложи програмата за качествено усъвършенстване на работната среда по японския модел за управление и контрол на работното място. – Решението: Размерите на сградата предполагат, че подобряването на почистването и поддържането й няма да бъде лесна задача, но прилагайки системата “5 П” ръководителите на леярната забелязват, че има очевиден напредък в състоянието на сградата и работната среда. Остарялото и излязло от употреба оборудване е изхвърлено и така се освобождава място за съхранение на важни нови инструменти. Освен това компанията драстично намалява процента на риск от подхлъзване и препъване сред работници чрез премахването на непотребни кабели и жици от подовете, ясното разграничаване на пешеходни зони и поставянето на специални повърхности, пригодени да не се плъзгат.

– Резултатът:

І Безпорядъкът е отстранен, опасността от препъване е елиминирана и рискът от подхлъзване ограничен до минимум.

І Сградата, където се помещава леярната и цялостното оборудване са по – чисти и поддържани. Проблемите по поддръжката се идентифицират в зародиш и биват отстранени своевременно.

І Работните инструменти и съоръжения са поставени в ергономична позиция, като по този начин се намаля физическата напрежение и умора сред работниците.

І Всеки екип отговаря за собственото си оборудване като така се спестяват средства от закупуването на ненужни допълнителни съоръжения, освен това благодарение на усъвършенстваната система за съхранение се намаля и рискът от изгубване на някой от инструментите.

І Цялостният начин на управление на леярната дава усещането, че всичко е под контрол и това има много добро влияние върху инспекторите и клиентите на компанията. Всеки един от служителите поема отговорността за почистването и поддръжката на своето работно място и така няма нужда от специална подготовка или спешни кризисни мерки при по – важни посещения от висшето ръководство на фирмата

– Изводите: Всичко е на мястото си!

Ясно е, че чрез успешното прилагане на по – добри стандарти по контрола върху състоянието на работната среда рисковете от подхлъзване, препъване и травми сред работниците могат да бъдат намелени осезаемо. Освен това има и други важни и заслужаващи внимание предимства. Могат да бъдат направени значителни финансови спестявания чрез добрата поддръжка на машинното оборудване, с която се намаля опасността от аварии и продължителният престой на машините в принудително бездействие, спиращ производителния процес. Ограничен е и броят на изгубени работни дни поради нараняване на работници от подхлъзване или препъване. Компанията докладва също и за повишеното чувство на работен морал и лична отговорност сред служителите, в следствие на което се увеличила производителността, ясен знак, че работещите във фирмата одобряват направените промени в тяхната работна среда. Техническият директор на “Хитачи” представя най-добре японската гледна точка по въпроса: “Човекът, който постига нещо изключително, има дух да посрещне един проблем, има търпението да го идентифицира и притежава таланта до го разреши”.

v Информатизация на организационния процес и пространство

Друго важно направление в рамките на управлението на работната среда е информатизацията на организационния процес и пространство. Информатизацията означава реализация чрез различни средства, механизми и мероприятия предварително във времето и след протичане на производствения процес на активен информационен обмен по отношение на факторите и елементите на процеса и работната среда с цел постигане на максимална ефективност по осъществяване на този процес.

Под термина “информатизация” трябва да се разбира и създаването на “прозрачност” на процесите и работната среда. Прозрачността означава по отношение на различните фактори, елементи и действени потоци, които съставят производителния процес, да се създаде обратна връзка. Тя се осъществява чрез различни организационно – технически методи, средства и мероприятия. С тяхна помощ се получава постоянна информация какво, как, кога, кой, къде и защо става, прави се или протича като от важно значение е предварително да се изясни характера на самия работен процес.

Възможни са различни механизми, средства и мероприятия, чрез които да се информатизира производственият процес. Самите механизми, в зависимост от момента на осъществяване на информатизацията, може да се класифицират на “Предварителна информатизация на процеса”, “Текуща информатизация на процеса”, “Информатизация чрез обратна връзка” и “Информатизация на работната среда”.

Информатизацията на работната среда може да изиграе ключова роля за усъвършенстването на взаимодействията, както за вътрешната, така и за външната среда. Информатизацията на преобразувателния процес и работната среда в организацията позволява да се създаде стройна система за разпределение на отговорност, задължения и права. Въз основа на тази система става възможно и да се търсят начини за постоянно усъвършенстване на параметрите на дейността.

v Значението на японския подход за управление на работната среда

В западните страни фирмата е просто юридическо лице, тя е техническо понятие. В Япония фирмата се счита за органично цяло, неприкосновена и ненарушима организация, равносилна на семейството. “Фирмата е като баща” – обяснява един японски ръководител в Лондон. “ Тя се грижи за теб през целия ти живот и ти й се посвещаваш изцяло.”. Ако попитате един японец какво работи, той няма да отговори “Аз съм счетоводител” или “Аз съм инженер”. Той ще каже, че работи за фирма “Х”, идентифицирайки се напълно с нея и групата, към която принадлежи. Японецът съзнава много добре, че е член на екип, той се гордее с това, че работи в определената фирма и се надява да има възможността да прекара дълги години в нейна служба. Ето защо, благосъстоянието на работната среда и усъвършенстването на условията на работното място са от първостепенно значение и сред основните приоритети на управителите на японските компании.

˜–